Dans l’écosystème d’une entreprise, la gestion documentaire occupe une place prépondérante, conditionnant à la fois la conformité légale, la capacité à répondre aux audits et la préservation d’une mémoire organisationnelle.
Elle sert de fondation à la bonne gouvernance, à la gestion interne, à la transparence financière et à la protection juridique.
Une gestion documentaire inefficace et de faible qualité au sein d’une entreprise entraîne diverses répercussions affectant significativement l’organisation. Les choix opérés dans la gestion documentaire se manifestant à travers plusieurs niveaux :
La désorganisation des processus documentaires affecte non seulement la productivité des ressources humaines et peut également porter préjudice à la réputation de l’entreprise. Lorsque les employés consacrent un temps excessif à la recherche de documents ou qu’un document important se perd, entraînant des retards pour les parties prenantes, cela peut nuire à l’image de l’entreprise.
Il est impératif pour une entreprise de garder tout document produit ou reçu dans le cadre de ses opérations pour une période définie. Cette période de conservation diffère en fonction du type de document et des exigences réglementaires. L’entité a la liberté de prolonger la durée de conservation des documents, à condition qu’ils ne renferment pas de données à caractère personnel. Durant cette période, il est possible pour les autorités compétentes d’effectuer des vérifications.
Voici une vue d’ensemble des documents les plus courants et leurs périodes de conservation recommandées :
Source : entreprendre.service-public.fr
La gestion documentaire en entreprise est un processus crucial qui vise à organiser, sécuriser, et rendre accessible l’ensemble des documents générés par les activités de l’entreprise. Voici quelques étapes clés et recommandations pour mettre en place une gestion documentaire efficace :
✅Identification des types de documents : Commencez par identifier les différents types de documents que votre entreprise produit et reçoit, tels que les factures, les contrats, les relevés bancaires, les documents fiscaux, etc.
✅Catégorisation et classification : Établissez un système de catégorisation et de classification qui permet de retrouver facilement les documents. Cette classification peut être basée sur le type de document, le département concerné, la date, ou tout autre critère pertinent.
✅Politique de gestion documentaire : Rédigez une politique de gestion documentaire qui détaille les procédures à suivre pour la création, le stockage, l’accès, et la destruction des documents. Cette politique doit être communiquée à tous les employés.
✅Solutions de stockage : Choisissez les solutions de stockage adaptées, qu’elles soient physiques (pour les documents papier) ou électroniques (pour les documents numériques). Pour les documents numériques, les solutions de gestion électronique des documents (GED) peuvent offrir des fonctionnalités avancées telles que l’indexation et la recherche rapide.
✅Sécurité et confidentialité : Assurez la sécurité des documents en mettant en place des contrôles d’accès, en utilisant le chiffrement pour les documents sensibles, et en établissant des procédures en cas de perte ou de vol de documents.
✅Archivage et conservation : Déterminez les durées de conservation légales pour chaque type de document et mettez en place un système d’archivage qui respecte ces exigences. Les documents importants doivent être conservés dans des conditions qui garantissent leur intégrité sur le long terme.
✅Audit et mise à jour : Réalisez régulièrement des audits de votre système de gestion documentaire pour identifier les points d’amélioration et assurez-vous que votre politique est mise à jour en fonction des évolutions légales et technologiques.
✅Formation des employés : Formez vos employés sur les bonnes pratiques de gestion documentaire et assurez-vous qu’ils sont informés des procédures à suivre.
Nous vous recommandons la mise en place d’une Gestion Électronique des Documents (GED). Celle-ci désigne l’ensemble des procédés permettant l’acquisition, la gestion, et le stockage de documents sous forme électronique. La GED vise à faciliter l’accès et la circulation des informations au sein d’une organisation, tout en optimisant la sécurité et l’efficacité des processus documentaires. Voici ses principaux avantages :
✅Amélioration de l’accessibilité et de la recherche : Les documents numérisés peuvent être facilement recherchés et consultés à partir de différents appareils, permettant un accès rapide à l’information nécessaire.
✅Gain de temps et d’efficacité : La GED réduit le temps passé à chercher des documents physiques, ce qui augmente la productivité des employés.
✅Réduction des coûts : Elle diminue les besoins en espace de stockage physique et les coûts associés à l’impression et à la distribution de documents papier.
✅Sécurité et conformité : La GED permet de mieux contrôler l’accès aux documents, de tracer leur utilisation et de garantir la conformité avec les réglementations en vigueur concernant la gestion des données.
✅Collaboration améliorée : Elle facilite le partage et la collaboration sur des documents entre les employés, même à distance, grâce à des systèmes de gestion des versions et de travail collaboratif.
✅Durabilité : En réduisant la dépendance au papier, la GED contribue à des pratiques de travail plus écologiques et durables.
✅Sauvegarde et récupération : La numérisation et la sauvegarde des documents facilitent leur récupération en cas de sinistre, assurant une meilleure continuité d’activité.
L’efficacité de la gestion documentaire s’est avérée primordiale pour améliorer la productivité de ses utilisateurs, l’optimisation des processus opérationnels, ainsi que pour le management efficace et la protection des données confidentielles.
Pour une approche personnalisée et des conseils spécifiques à votre situation, nous vous recommandons de contacter un expert-comptable de Newecco, qui pourra vous accompagner dans la mise en place d’une stratégie de gestion documentaire adaptée à vos besoins.
NEWECCO met à disposition une plateforme collaborative qui facilite la coordination avec le cabinet et dispose d’une GED gratuite.
Pour être le plus efficace possible lors de la période fiscale, il est essentiel pour un cabinet comptable de s’appuyer sur un système de gestion électronique des documents (GED).
Avec la GED Pennylane, vous pouvez facilement définir l’arborescence pour votre cabinet ou réutiliser notre modèle. Pennylane s’occupe ensuite de la déployer automatiquement à l’ensemble de vos dossiers actuels, ainsi que ceux à venir !
Avec la GED Pennylane, votre équipe bénéficie d’un espace organisé et sécurisé pour mieux centraliser la collecte de vos documents.
Un deuxième atout de la GED Pennylane, c’est de pouvoir lier tout document à la comptabilité de vos clients. Attachez par exemple n’importe quel justificatif à une écriture de banque ! Cette fonctionnalité se révèle aussi très utile pendant la révision : vos collaborateurs peuvent facilement attacher un fichier à une diligence ou à un cycle de révision. Leurs managers peuvent visualiser ces mêmes fichiers en un clic lors de leur passage sur le dossier. De quoi gagner un temps précieux lors de la période fiscale.
Enfin, la GED Pennylane vous permet de mieux collaborer avec vos clients. Un espace partagé leur permet de vous déposer tout document utile pour leur comptabilité. Vous souhaitez mettre à disposition le dossier permanent avec votre client ? Vous voulez partager davantage de contenu avec lui ? C’est possible et c’est vous qui gardez la main.
Activez et configurez dès à présent votre GED Pennylane si ce n’est pas encore fait. Et la bonne nouvelle, c’est que cette fonctionnalité fait déjà partie intégrante de votre abonnement !
Avant de plonger dans l’aventure entrepreneuriale, il est crucial de se poser les bonnes questions pour assurer la viabilité et la pérennité de votre projet.
